改正された電子帳簿保存法が施行されて、我々はいったい何をしなければならなくなったのか問題
※フリーランスの編集者・ライターである『クラナリ』編集人は、さまざまな情報で右往左往している真っ最中なので、記事には不正確な情報が含まれている可能性が多々あります。
電子帳簿保存法が改正されました。2022年1月1日以降に行われる電子取引については、紙での保存が禁止され、すべての事業者に電子データによる保存が義務づけられました。
電子帳簿保存法は、次の3つに区分されています。
電子帳簿等保存
会計ソフトなど電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存します。
スキャナ保存
紙で受領・作成した書類を画像データで保存します。
電子取引データ保存
メールなどで電子的に授受した取引情報をデータで保存します。
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| 国税庁サイトより |
電子帳簿等保存とスキャナ保存についてはイメージしやすいわけですが、電子取引データ保存が少々厄介です。
電子取引データを保存するための条件として、以下の4つがあります。
1.システム概要に関する書類の備え付け
2.見読可能装置の備え付け
この2つの条件については、データ作成ソフトのマニュアルや、データが確認できるディスプレイ・アプリをパソコンなどに備えておくことです。
3.検索機能の確保
具体的には、次の2つの方法があります。
① 表計算ソフトなどで索引簿を作成する
② 規則的なファイル名を付す
データのファイル名に「日付・金額・取引先」を入力し、特定のフォルダに集約しておくことで、フォルダの検索機能が活⽤できます。
（ファイル名の例） 20240331_110000_(株)霞商店.pdf
4.データの真実性を担保する措置
改ざん防止のための措置として、以下の4項目のいずれかを行うことが求められます。
○タイムスタンプが付されたデータを受け取る
○データに速やかにタイムスタンプを押す
○データの訂正・削除が記録される又は禁止されたシステムでデータを受け取って保存する
○不当な訂正削除の防止に関する事務処理規程を整備・運用する
タイムスタンプとは、インターネット上の取引や手続き等が行われた時刻や電子文書の存在した日時を証明するサービスです。
タイプスタンプは、Adobe Acrobat Readerなどを使うと無料で付与できます。
Adobe Acrobat Readerでのやり方
firestorageの無料タイムスタンプ
いろいろと検討しましたが、タイムスタンプは面倒な印象。そこで「不当な訂正削除の防止に関する事務処理規程を整備・運用する」を採用しました。個人事業者なので、担当者は自分。
索引簿や、電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程のサンプルは、国税庁のサイトにあります。
■参考資料
どうすればいいの？「電子帳簿保存法」
電子帳簿等保存制度特設サイト
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